Vyřazování a archivace dokumentů
******************************************************************************************
* Vyřazování a archivace úředních dokumentů a úředních razítek na UK
******************************************************************************************
1.Vyřazování úředních dokumentů a úředních razítek na UK se řídí Spisovým řádem UK [ URL "
www.cuni.cz/UK-6848-version1-op_rektora_15_24.doc"] a platnou legislativou [ URL "ARCHEN
2.Žádný úřední dokument a úřední razítko UK nesmí být vyřazeny či zlikvidovány bez souhlas
UK. Součást, která neuchovává dokumenty nebo neumožní archivu archivaci dokumentů trvalé
se dopouští správního deliktu podle § 74 odst. 11 písm. b) [ URL "https://portal.gov.cz/
zakonPar.jsp?page=0&idBiblio=58364&recShow=85&nr=499~2F2004&rpp=100#parCnt"] zákona č. 4
archivnictví a spisové službě.
3.Do skartačního řízení lze zařadit pouze dokumenty a úřední razítka, kterým uplynula skar
Skartační lhůta (vyjádřená číslem – počtem let) uvedená ve Spisovém a skartačním plánu U
Karlovy (součást Spisového řádu Univerzity Karlovy [ URL "http://www.cuni.cz/UK-6848-ver
op_rektora_15_24.doc"] ) se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářníh
následujícího po spouštěcí události (zpravidla vyřízení dokumentu či spisu).
4.Do skartačního řízení je zařazován jen prvopis (originál) dokumentu. Kopie dokumentů moh
podle potřeby bez souhlasu Archivu UK.
5.Skartační řízení organizuje koordinátor spisové služby součásti UK, případně jiný pracov
organizací skartačního řízení. Skartační řízení probíhá zpravidla dvakrát ročně v pravid
v rámci součásti UK.
6.Pověřený pracovník spisového uzlu (oddělení/odboru) připraví seznam skupin dokumentů (po
znaků) určených ke skartačnímu řízení, který je řazen podle skartačních znaků. U kategor
které jsou zvlášť vyjmenovány ve Spisovém a skartačním plánu UK, připraví také jejich po
Tento seznam dokumentů postoupí koordinátorovi spisové služby součásti UK, případně jiné
součásti UK pověřenému prováděním skartačního řízení.
7.Koordinátor spisové služby součásti UK, případně jiný pracovník pověřený prováděním skar
řízení připraví skartační návrh, jehož vzor je přílohou č. 1 Spisového řádu Univerzity K
Praze [ URL "http://www.cuni.cz/UK-6848-version1-op_rektora_15_24.doc"] . Koncept skarta
doporučujeme konzultovat s pracovníkem Archivu UK, který je pověřen předarchivní péčí na
[ URL "ARCHEN-42.html "] .
8.Skartační návrh zašle koordinátor spisové služby součásti UK, případně jiný pracovník po
prováděním skartačního řízení, v určených termínech (zpravidla dvakrát ročně) pracovníko
UK [ URL "ARCHEN-42.html "] , který je pověřen předarchivní péčí na součásti UK. Součást
návrhu musí být seznam dokumentů zařazených do skartačního řízení řazený podle spisových
kategorií dokumentů, které jsou zvlášť vyjmenovány ve Spisovém a skartačním plánu UK tak
podrobný soupis.
9.Za účasti pracovníka Archivu UK, koordinátora spisové služby součásti UK, pracovníka spi
UK, případně určeného pracovníka spisového uzlu, proběhne odborná archivní prohlídka, na
pracovník Archivu UK vyhotoví protokol o skartačním řízení.
10Dokumenty a úřední razítka trvalé hodnoty uvedené v protokolu o skartačním řízení jsou n
do Archivu UK. Ostatní dokumenty a úřední razítka budou na základě souhlasu Archivu UK z
Archivace respektive zničení dokumentů je vyznačeno v Elektronické spisové službě, v pří
spisová služba vedena v listinné podobě, v podacím deníku a dalších pomůckách (především
dokumentů uložených ve spisovně).
11Likvidaci těchto dokumentů zajišťuje součást UK, která iniciovala skartační řízení.
12Dokumenty trvalé hodnoty musí být předávány do Archivu UK v očíslovaných balících nebo k
předané dokumenty nesmí být uloženy v plastových deskách nebo obalech.