Archiválie spravované Archivem Univerzity Karlovy je možné vystavovat v odůvodněných případech při dodržení podmínek uvedených v Zásadách vystavování archiválií veřejných archivů České republiky. Žadatel o zápůjčku archiválií k vystavení zašle nejméně osm týdnů (56 kalendářních dnů) Ústavu dějin a archivu UK (kontakt viz níže) žádost o vystavení archiválií obsahující zejména: seznam požadovaných archiválií, název, dobu a místo konání výstavy, název (jméno) organizátora a jméno a kontaktní údaje jím pověřené osoby, popis způsobu, jakým budou na výstavě splněny požadavky uvedené v Zásadách vystavování archiválií (zajištění bezpečnosti, teploty, vlhkosti a světelného režimu na výstavě apod.). V případě, že archiválie jsou předmětem autorských či jiných práv třetí osoby, připojí žadatel k žádosti souhlas dotčené osoby s vystavením archiválií. Pokud mají být archiválie vystavené mimo území České republiky, musí být žádost doručena s potřebným předstihem tak, aby bylo možné zajistit souhlas Ministerstva vnitra s vývozem archiválií dle § 29 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění.

Pokud vystavení archiválií nevylučuje stav archiválií či jiné okolnosti, vyzve Archiv UK žadatele k předložení návrhu smlouvy (v případě, že je žadatelem o vystavení součást UK, tak interní dohody), který musí vycházet ze závazného vzoru. Podmínkou vystavení archiválií je jejich pojištění, pojistnou hodnotu určí Archiv UK. Archiválie mohou být pro výstavu zapůjčeny až po nabytí platnosti a účinnosti smlouvy (interní dohody).

Vystavování archiválií se řídí těmito dokumenty:

Zásady vystavování archiválií veřejných archivů České republiky

Závazný vzor smlouvy